Microsoft 365 Exchange Mail Arşivleme, Microsoft 365 (önceden Office 365) kullanıcılarına sunulan bir özellik olup, kullanıcıların e-posta kutularını yönetmelerine ve uzun vadeli e-posta saklama ihtiyaçlarını karşılamalarına yardımcı olur. İşte bu hizmetle ilgili temel bilgiler ve nasıl kullanılacağına dair adımlar:
Temel Özellikler
- E-posta Arşivi (In-Place Archive): Kullanıcılar için bir arşiv posta kutusu sağlar. Bu posta kutusu, kullanıcının ana posta kutusunun yanında görünür ve kullanıcılar, eski e-postalarını bu arşivde saklayabilirler.
- Otomatik Arşivleme: Belirli bir süre boyunca dokunulmamış e-postaları otomatik olarak arşive taşır.
- Saklama İlkeleri (Retention Policies): E-postaların belirli süreler boyunca saklanmasını sağlar ve bu süre sonunda e-postaları otomatik olarak siler veya arşivler.
- E-discovery ve Uyumluluk Yönetimi: Yasal ihtiyaçlar doğrultusunda e-posta ve belgelerin aranmasını ve korunmasını sağlar.
Adım Adım Kılavuz
1. Arşiv Posta Kutusunu Etkinleştirme
- Microsoft 365 Yönetim Merkezi’ne Giriş Yapın: Microsoft 365 yönetim merkezi adresine gidin.
- Kullanıcılar > Etkin Kullanıcılar bölümüne gidin.
- Arşiv posta kutusunu etkinleştirmek istediğiniz kullanıcıyı seçin.
- Kullanıcının özellikleri sayfasında Posta sekmesine gidin.
- Arşiv Posta Kutusunu Etkinleştir seçeneğine tıklayın.
2. Saklama İlkelerini Ayarlama
- Microsoft 365 Güvenlik ve Uyumluluk Merkezi’ne Giriş Yapın: Güvenlik ve Uyumluluk Merkezi adresine gidin.
- Veri Yönetimi > Saklama bölümüne gidin.
- Yeni bir saklama etiketi veya ilke oluşturun.
- Saklama etiketi, belirli bir süre boyunca e-postaların saklanmasını ve bu sürenin sonunda e-postaların silinmesini veya arşivlenmesini sağlar.
- Oluşturduğunuz saklama etiketini veya ilkesini belirli posta kutularına uygulayın.
3. Otomatik Arşivleme Ayarlarını Yapılandırma
- Microsoft 365 Yönetim Merkezi’ne Giriş Yapın.
- Kuruluş Ayarları > Hizmetler ve Eklentiler bölümüne gidin.
- Arşivleme seçeneğini bulun ve yapılandırma ayarlarını yapın.
Kullanım İpuçları
- Arşiv Posta Kutusu Boyutu: Arşiv posta kutusu, varsayılan olarak 50 GB depolama alanı sunar. Bu kapasite dolduğunda, otomatik olarak genişletilebilir.
- E-discovery Araçları: Gelişmiş arama ve filtreleme araçlarını kullanarak belirli e-postaları hızlıca bulabilirsiniz.
Microsoft 365 Exchange Mail Arşivleme, işletmelerin verimliliğini artırırken, yasal uyumluluğu sağlamalarına ve e-posta yönetimini daha etkili bir şekilde yapmalarına yardımcı olur. Bu özelliklerin doğru kullanımı, veri yönetimini kolaylaştırır ve işletme süreçlerini daha akıcı hale getirir.
Kaynak: chatgpt
